7 lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Gia Lai – ASM

Một trong những tiêu chí đầu tiên khi tổ chức chương trình sự kiện là việc chọn lựa khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp, lĩnh vực sự kiện có bao nhiêu thể loại thì cũng có bấy nhiêu tùy chọn, yêu cầu về địa điểm khác nhau.

Bạn đã thử tự đặt mình vào vị trí của một khách mời tham dự hay công ty đối tác để hình dung cách sự kiện sẽ diễn ra? Địa điểm tổ chức event như thế nào là thuận tiện với mình?

Khi đã quyết định chọn địa điểm tổ chức nào đó, bạn phải cân nhắc thật kỹ các yếu tố về mức độ phù hợp của địa điểm đối với sự kiện/chiến dịch mà bạn sắp tổ chức. Dưới đây Quảng Cáo & Sự Kiện ASM xin chia sẻ những yêu cầu khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện bạn có thể tham khảo thêm.

Những lưu ý khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

1, Địa điểm đó có thuận tiện khi di chuyển

Trước khi lưạ chọn, chắc chắn bạn phải đi khảo sát trước trung tâm/hội nghị hoặc địa điểm tổ chức sự kiện để biết được địa điểm này có thuận lợi trong việc đi lại hay không? Vị trí của nó như thế nào? (ngay trung tâm thành phố, dễ nhận thấy…).

2, Có nhiều nhà hàng, khách sạn xung quanh

Nếu bạn muốn không muốn dùng tiệc ngay tại điểm diễn ra sự kiện, thì việc chọn địa điểm gần các nhà hàng sang trọng, chất lượng tốt là điều cần thiết. Bạn có thể khảo sát cả hai nơi này cùng lúc để đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Và với những hội nghị dài ngày, bạn có thể liên hệ bố trí chỗ lưu trú cho khách ở xa ngay tại khách sạn cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện.

asm-to-chuc-su-kien-hoi-nghi-tai-khanh-linh
Địa điểm tổ chức hội nghị dài ngày kiêm lưu trú tại Gia Lai

3, Có đủ không gian rộng rãi dành cho sự kiện – không gian đẹp?

Không gì tệ hơn khi tham gia một chương trình sự kiện lại bị nhồi nhét vào trong một phòng họp nhỏ, bí bách với quá đông khách mời tham dự. Việc lựa chọn những trung tâm, khách sạn chuyên tổ chức sự kiện và có nhiều loại phòng để có phương án thay đổi, điều chỉnh ngay nếu cần.

4, Địa điểm có mặt bằng đủ lớn

Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ có nhiều thuận lợi và nhiều ý tưởng sáng tạo hơn, như:

– Tổ chức sự kiện không bị giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể.

– Quy mô lượng khách mời không ảnh hưởng nhiều tới địa điểm tổ chức. Đơn vị tổ chức có thể linh động thay đổi không gian diễn ra cho phù hợp nhất với sự kiện.

Các chương trình lớn như các show ca nhạc, CSKH, triển lãm hoặc lễ trưng bày, ra mắt sản phẩm mới muốn thành công cần có mặt bằng lớn, không gian rộng thoải mái và một sân khấu ngoài trời để điểu hướng, dẫn CT tốt hơn.

to-chuc-su-kien-le-ra-mat-gioi-thieu-san-pham-moi-tai-gia-lai

5, Cung cấp kèm theo các dịch vụ

Bên cạnh việc đơn vị tổ chức sự kiện phải trang bị đầy đủ các thiết bị như âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, internet, v.v.. thì các dịch vụ đi kèm tại địa điểm tổ chức cũng là điều đáng lưu tâm. Ví dụ như, hỗ trợ tea break – tiệc ăn nhẹ trong lúc giải lao, thức uống giải khát hay các vấn đề về nhân viên phục vụ chẳng hạn.

6, Chi phí hợp lí

Bạn nên tham khảo bảng báo giá từ nhiều đơn vị khác nhau trước. Chất lượng dịch vụ và giá cả luôn là những yếu tố so sánh giữa các đơn vị với nhau. Tuy mất đôi chút thời gian, công sức tìm kiếm nhưng chắc chắn địa điểm bạn tìm được sẽ mang lại sự hài lòng nhất.

7, Mức độ đảm bảo an toàn

Nên tìm hiểu thật kĩ về công tác phòng cháy chữa cháy tại địa điểm thuê và các vật dụng liên quan trước khi bạn quyết định thuê địa điểm đấy. Vị trí lựa chọn cũng nên gần các cơ quan chức năng (đồn cảnh sát, bệnh viên,…) để có thể liên hệ khi gặp tình huống khẩn cấp, ngoại dự tính.

Đừng chủ quan, cẩn tắc vô áy náy mà.

Chúc bạn sẽ có một chương trình sự kiện diễn ra tốt đẹp!

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *